Les secrétaires effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels dans le travail de bureau.

Exemples d'appellations d'emploi

secrétaire
secrétaire de direction
secrétaire particulier/secrétaire particulière
secrétaire technique

Fonctions principales

Les secrétaires exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :

• préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et autres documents connexes à partir de notes sténographiques, dictées ou manuscrites;

• ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;

• fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;

• commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;

• répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;

• établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;

• formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau;

• accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne appropriée;

• consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;

• établir les itinéraires des voyages et faire les réservations nécessaires;

• compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et autres renseignements et effectuer, si nécessaire, des recherches;

• surveiller et former, s'il y a lieu, d'autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'exploitation de logiciels courants.